1. Introduction
Scrivari s'engage à protéger votre vie privée et vos données personnelles. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégons vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme de transcription audio.
Responsable du traitement : Scrivari est édité par Virginie Cornu, entreprise individuelle exerçant sous le nom commercial « Essaimia » (SIREN 821303377). Coordonnées complètes dans les mentions légales.
En bref
- ✅ Transcription et comptes-rendus par une IA française (Mistral AI), via son point de traitement européen
- ✅ Fichiers audio et transcriptions stockés en France ; l'audio est supprimé automatiquement après transcription
- ✅ Vos contenus ne servent pas à entraîner des modèles d'IA (détail en 3.4)
- ✅ Vos transcriptions ne sont accessibles que par vous ; vous pouvez les supprimer à tout moment
En utilisant Scrivari, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique de confidentialité.
2. Données Collectées
2.1 Données d'Authentification
- Adresse e-mail
- Mot de passe (haché et sécurisé)
- Identifiant unique de compte
- Nom d'affichage (optionnel)
2.2 Fichiers Audio
- Fichiers audio uploadés (MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, WEBM)
- Métadonnées audio (durée, format, taille)
- Contenu vocal (peut contenir des données biométriques)
⚠️ Important : Les fichiers audio peuvent contenir des voix humaines (données biométriques) et des informations personnelles. Vous êtes responsable d'obtenir le consentement approprié des personnes concernées avant d'uploader des enregistrements les impliquant.
2.3 Données de Transcription
- Texte transcrit automatiquement
- Horodatages (timestamps) des segments
- Identification des locuteurs (si activée)
- Compte-rendus générés (résumés)
2.4 Données d'Usage
- Quotas de transcription utilisés
- Historique des transcriptions
- Moteur de transcription utilisé
- Dates et heures d'utilisation
- Actions dans l'application (ouverture d'une transcription, onglets consultés, copies, exports…), sans aucun contenu, conservées 13 mois pour améliorer le service
2.5 Données Techniques
- Logs d'erreurs et de performance
- Données de session (authentification)
- Provenance de l'inscription : paramètres de campagne (utm), site d'origine (nom de domaine seul) et page d'arrivée, enregistrés sur votre compte lors de sa création pour mesurer l'efficacité de nos actions de communication. Aucun outil publicitaire tiers ni cookie n'est utilisé pour cela.
3. Utilisation des Données
3.1 Finalités Principales
- Transcription automatique de fichiers audio en texte
- Génération de compte-rendus et résumés
- Identification des locuteurs (diarisation)
- Stockage et accès à l'historique des transcriptions
3.2 Finalités Secondaires
- Support client et assistance technique
- Amélioration du service à partir de statistiques d'usage, sans le contenu de vos fichiers ni de vos transcriptions
- Monitoring et sécurité de la plateforme
- Conformité légale et réglementaire
3.3 Base Légale
Le traitement de vos données personnelles est basé sur :
- Consentement (Art. 6(1)(a) RGPD) : Pour l'utilisation de la plateforme et le traitement audio
- Exécution du contrat (Art. 6(1)(b) RGPD) : Pour fournir nos services de transcription
- Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) : Pour améliorer nos services et assurer la sécurité
- Obligation légale (Art. 6(1)(c) RGPD) : Pour la conformité réglementaire
3.4 Pas d'entraînement sur vos contenus
Vos fichiers audio, transcriptions, comptes-rendus, corrections et résultats d'anonymisation ne sont jamais utilisés pour entraîner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle, ni par Scrivari, ni par ses prestataires :
- Mistral AI (transcription et comptes-rendus) : utilisé via une offre payante, dont les contenus ne servent pas à l'entraînement des modèles
- Scaleway (analyse des entités, comptes-rendus de secours) : traitement sans conservation des contenus
- OVHcloud (transcription de secours) : fichiers ni conservés ni réutilisés après traitement
Vos contenus ne sont ni vendus, ni partagés à des fins publicitaires. Seules des statistiques d'usage sans contenu (durées, actions dans l'application) servent à améliorer le service.
4. Protection des Données
4.1 Sécurité Technique
- Chiffrement SSL/TLS : Toutes les communications sont chiffrées (TLS 1.3)
- Authentification sécurisée : Mots de passe hashés (jamais stockés en clair)
- Stockage temporaire : Les fichiers audio sont conservés temporairement pendant le traitement, puis supprimés automatiquement
- URLs signées : Accès temporaire sécurisé aux fichiers audio (expiration courte)
- Stockage privé : Fichiers audio non publics (ACL privé, accès uniquement via URL signée)
- Chiffrement au repos : AES-256 pour tous les fichiers stockés
4.2 Traitement des Fichiers Audio
💡 Privacy by Design :
- ✅ Aucune conservation durable de l'audio : les fichiers audio sont supprimés automatiquement après transcription
- ✅ Traitement à la volée : Upload → Transcription → Suppression automatique
- ✅ Résidus purgés : une purge quotidienne supprime tout fichier audio résiduel
- ✅ Contenus textuels : vos transcriptions (et, selon les usages, résumés et corrections) sont conservés, accessibles via l'historique
4.3 Accès aux Données
L'accès aux données personnelles est strictement limité aux employés autorisés et aux systèmes nécessaires pour fournir nos services. Vos transcriptions ne sont accessibles que par vous.
5. Partage des Données
5.1 Sous-traitants (Processors)
Nous faisons appel à des prestataires de services tiers pour assurer le bon fonctionnement de notre plateforme. Ces prestataires sont soumis à des obligations contractuelles strictes de confidentialité et de sécurité conformes au RGPD. Le traitement de vos données s'effectue principalement au sein de l'Union Européenne (France).
La liste complète de nos sous-traitants est disponible sur demande à contact@scrivari.com.
5.2 Transferts Internationaux
🇪🇺 Traitement en Union Européenne :
Les fichiers audio sont conservés temporairement en France, puis transcrits via l'endpoint régional européen de Mistral. En cas d'indisponibilité de ce service, la transcription peut être réalisée par un service alternatif, OVHcloud, hébergé en France ; selon les engagements d'OVHcloud, les fichiers transmis ne sont ni conservés ni réutilisés après traitement. Les fichiers audio sont supprimés automatiquement après transcription ; une purge quotidienne supprime les éventuels résidus. Les transcriptions et, selon les fonctionnalités utilisées, les résumés, corrections, résultats d'anonymisation et métadonnées nécessaires au service sont conservés dans l'Union européenne, selon les durées indiquées ci-dessous.
Destinataires : nos sous-traitants techniques. Le stockage de vos fichiers et de vos transcriptions ainsi que le moteur de transcription et d'analyse sont situés dans l'Union européenne. Certaines fonctions applicatives (hébergement de l'interface web, fonctions serveur) et la mesure d'audience s'appuient sur un prestataire établi aux États-Unis dont les fonctions serveur sont configurées en région européenne ; selon la fonctionnalité utilisée, elles peuvent traiter transitoirement les données nécessaires. Ce recours à un pays tiers est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, dont vous pouvez obtenir une copie en nous écrivant à contact@scrivari.com. La liste détaillée de nos sous-traitants est disponible sur simple demande.
6. Vos Droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
✅ Droit d'Accès (Art. 15)
Obtenir une copie de vos données personnelles et transcriptions
✏️ Droit de Rectification (Art. 16)
Corriger des données inexactes ou incomplètes dans votre profil
🗑️ Droit à l'Effacement (Art. 17)
Demander la suppression de vos données et transcriptions
📦 Droit à la Portabilité (Art. 20)
Récupérer vos données dans un format structuré (JSON, TXT, PDF)
🚫 Droit d'Opposition (Art. 21)
Vous opposer au traitement de vos données
⏸️ Droit de Limitation (Art. 18)
Limiter le traitement de vos données
Pour exercer vos droits
- 📧 Email : contact@scrivari.com
- 📄 Justificatif : Copie de pièce d'identité (pour vérification)
- ⏱️ Délai de réponse : Sous 30 jours maximum (48h pour accusé de réception)
Les demandes RGPD sont traitées gratuitement. En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, des frais raisonnables peuvent s'appliquer (Art. 12 RGPD).
7. Conservation des Données
- Données de compte : Conservées tant que votre compte est actif
- Fichiers audio bruts : Supprimés automatiquement après transcription ; une tâche planifiée quotidienne purge tout fichier résiduel — jamais conservés durablement
- Chunks temporaires : Supprimés automatiquement après traitement
- Transcriptions : Conservées tant que votre compte est actif (accessibles via historique)
- Résumés : Conservés tant que votre compte est actif
- Journal d'usage de l'application : actions effectuées (sans aucun contenu de vos transcriptions), conservé 13 mois puis supprimé automatiquement, et supprimé avec votre compte
- Journaux d'appels API : pseudonymisés dès l'écriture (sans nom de fichier), conservés 13 mois pour le suivi d'usage et des coûts, puis supprimés automatiquement
- Journaux de rejets d'upload : pseudonymisés, conservés 6 mois à des fins de diagnostic, puis supprimés automatiquement
- Données de facturation : 10 ans (obligation légale fiscale)
- Données de clôture de compte : identifiant technique, plan, quotas, compteurs, dates et motif de clôture, ainsi que les identifiants d'abonnement Stripe (ni email, ni nom, ni contenu de transcription), conservés 3 ans à des fins d'analyse agrégée des résiliations, d'audit et de réconciliation de facturation, puis supprimés automatiquement
ℹ️ Note : Les transcriptions sont conservées pour vous permettre de les consulter dans votre historique. Vous pouvez les supprimer individuellement ou demander la suppression complète de votre compte à tout moment.
8. Cookies et Technologies Similaires
Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience utilisateur :
- Cookies essentiels : Nécessaires au fonctionnement de la plateforme (session, authentification)
- Cookies de performance : Pour analyser l'utilisation et améliorer le service
- LocalStorage : Pour mémoriser vos préférences et cache temporaire
Vous pouvez gérer vos préférences de cookies via le banner de consentement affiché lors de votre première visite.
9. Contact
Délégué à la Protection des Données (DPO)
Email : contact@scrivari.com
Objet : "Demande RGPD" ou "Protection des données"
Réclamation auprès de la CNIL : Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :www.cnil.fr
10. Modifications
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement. Nous vous informerons de tout changement significatif par email ou via la plateforme. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de ce document.